経理担当者はExcelVBAやAccessVBAを知っていても損はない

経理の仕事をしていて多くの人の悩みのひとつに「ミスをしてしまう」とか「数値が合わない」といったものがあるかと思います。かくいう自分もいくつかの会社で経理の仕事をしてきて、この点に大いに悩まされました。

 

自分が今まで経験してきた会社が1つだけで、ミスをどうしてもしてしまうとかどうしても数値が合わないことばかりだったら「自分は経理として向いていない」「自分に能力が無かったのだから仕方がない」で済ませていたでしょう。

 

しかし、いろんな会社を経験してきて気づいたのは、「ミスをする」とか「数値がいつまでも合わない」人とというのは「どこにでもいる」ということです。

 

これはその人が無能であるとか怠けているとかではなくて、長年経理をしていて、なおかつミスや見落としをする「勘所」も理解していてもミスや見落としをしてしまうのです。

 

こういった場合、多くの会社や上司は部下に向かって「集中力が足りない」とか「ちゃんとチェックしろ」とか、挙句の果てに具体的な改善策を提示できないからなのか、「やれ!」という言葉で終始してしまう所がほとんどです。

 

10とか100個の数値をチェックするなら人間の目視でもまだ可能だと思いますが、これが1,000個とか10,000個以上の数値をチェックするとなると目視でのチェックはもう限界があると思います。

 

ではこのような経理とか事務的な仕事で

  • ミスをしない
  • 数値が合う
  • さらに速く処理が終わる

ためにはどうしたらいいかでしょうか。

このための解決策として自分が考えるのは、「人間が処理やチェックをする」のではなく「機械に処理やチェックをさせる」というものです。さらに具体的にはどのような方法を使えばいいのか、ということについて、最近いろいろと考えていたことを書いていってみます。

 

特に最近気づいた「AccessVBAの存在意義」と「その応用」について書いていきます。

人間が覚えるのではなく「システムに覚えさせる」という発想への転換

今回の記事のタイトルに書いてあるように「ExcelVBA」や「AccessVBA」の特徴や効果の説明から入るのもいいのですが、その前に業務に対する「考え方」について書いていこうかと思います。

 

というのも、どんなに素晴らしい道具があっても従来どおりの考え方では道具を有効に使えないでしょうし意味がなくなってしまうだろうからです。

 

最近でも、FAXを使っている会社について問題提起されているニュースを見たりします。今の時代であれば様々な自動化が可能なので、もうFAXを使うこともないのではないか、ということだと思います。

 

こういった事に限らず、企業の業務というものはIT化が進んだ今の時代であれば、その気になれば専門家ではなくてもちょっとした工夫で自動化が可能です。

 

それにも関わらず「ミスや不正が出るかもしれないから」、「証拠として形があるものがやっぱりあった方がいいから」といった理由で、何人もの人の目を使ってハンコを使ったりチェックをしたりしていたのではIT化の意味がありません。

 

こういった方法で不正をなくしたり、ミスを減らせるのであればまだいいですが、人間の手が介在している以上どうしても恣意的な部分が出てきてしまうというか、それらの役割がちゃんと機能しているかどうかは疑問です。

 

また、そのように仕事を増やす中高年の人たちに対して確かに「仕事を奪われたくない」とか「雇用を守りたい」という理由はわかります。ですが、「じゃあそういったやり方があと100年続くんですか」と聞かれたらどう答えるのでしょうか。

 

現実問題として、RPAツールやフィンテックといった新しい技術の発達などで三菱UFJ銀行やみずほ銀行、三井住友銀行といった大手の銀行は、今年大幅なリストラの発表をしています。

 

他にも日本の少子高齢化や人口減少による人手不足から企業のIT化や自動化の需要が高まっています。こういった「時代の流れ」を認識する必要がありますし、そういった時代の流れから「人間がやる」とか「人間が覚える」というやり方は限界があります。

 

例えば労働集約産業である外食産業などで働く人の場合、人間一人がつくれる商品は手間や体力から限界がありますし、働ける時間というのも一日24時間とどうしても「上限」があります。

 

こういった状況から脱出するためには、人間中心ではなく「機械中心」に考え、機械に人間のサポートをしてもらうのではなく、「人間が機械のサポートをする」という発想への転換が必要なのではないでしょうか。

 

このような考え方については、以下の過去記事でも触れています。

ExcelVBAからのきっかけ

ここから少し具体的な話に入ります。発想の転換とか人間ではなくシステムに覚えさせるといきなり言われてもピンと来ない人もいるかもしれません。

 

自分がこのような発想を持てるようになったきっかけの一つとして「ExcelVBA」があります。Excelは多くの企業の事務の処理などで使われているので簡単にイメージできるかと思います。ExcelVBAというのはExcel専用のプログラミング言語です。

 

このExcelVBAの業務における効果については、このブログで以下の過去記事のようにいくつも書いてきました。

人間が処理をするのではなく、プログラムに処理をしてもらうと全然違うんです。適切なプログラムを組むことが出来れば、ある程度の分量がある業務でも文字通り「一瞬」で処理が終わってしまいます。

 

また、人間ではなくプログラムに業務を処理してもらうことになるので適切な順序でプログラムが組まれていれば、まず「ミス」は出ません。多くの人が使っているExcelには無料で使える「ExcelVBA」というプログラミング言語が搭載されているのですいからこれを使わない手はないです。

コメント