経理担当者がマクロやフリーソフトと関数を組み合わせて仕事をした結果

7月・8月の非常に暑い時期が過ぎて、最近は曇りや雨の日が多く大分涼しくなってきました。段々と秋に近づいてきており、過ごしやすくなって体力が戻ってきた感があります。

 

今の会社に入って数ヶ月が経ちますが、「仕事ができるようになるっていうのはこういうことなのかなぁ」という感覚を持つようになってきました。

 

この年齢になって「やっとなのか」という気持ちもある一方で、経理であれば「簿記」などの知識があるだけではこの仕事は長く続けられないのかもしれない、とも思いました。

 

いえ、経理の仕事を諦めたというわけではなくて、仕事のやり方を変えると物事に対する見方とか見え方も変わってきて、いろんな気付きが得られるということです。

 

今回は今の会社のことについて書いていきます。

前任者が残してくれたもの

このブログでは以前以下のような過去記事を書いていました。

日系企業と比較した外資系企業の良さは「自由さ」にあるかもしれない

 

過去記事にも書いたように、現在外資の企業で働き始めるようになったのですが、外資系企業ということもあってか前任者が非常に優秀な方でした。

 

仕事を引継ぎをしていく中で「なぜこの人と契約を更新しないんだろう?」というぐらいの優秀さを感じていました。

 

その理由のひとつは、その方が仕事で使っていた「マクロ」でした。

 

マクロとはマイクロソフトのエクセルに標準装備されている、複数の手順を記憶して、自動的に実行させる機能のことです。一連の動作をボタンひとつで実行できてしまようにするあれです。

 

自分も今までの会社でマクロをつくった経験はあったのですが、「追跡レベル」の簡単なものでした。

 

今までの派遣先の会社の中でもマクロをつくっていた会社もあったことはあありました。

 

しかし、毎月一回の月末の支払いの時の表をつくる時に使わせていただいただけだったので、その効果とか重要性というのは今にして思えば気付きにくかったのかもしれません。

 

なぜこんなことを書くかというと、マクロを使えるようになると「ミスが格段に減る」ということです。

 

仕事を長くしている人であればあるほどわかると思うのですが、処理するデータ量が多ければ多いほどミスはしやすいものです。

 

単純にデータ量が多すぎて訳がわからなくなったり、業務の多さから集中力が切れてきたり、桁数を見間違えるとか、1と7を見間違えるようなケアレスミスとかヒューマンエラーというのは、人間の手が入るとどうしても出てしまいます。

 

普通に考えれば「なぜそういったミスが出るのか」「ではどうすればミスが出ないように出来るのか」を日々考えて改善を繰り返していく必要があります。

 

自分の中では単純に「人の手を入れなければいい」という考えがありました。

 

「人間には疲労とか感情とか、外部の日常の予期せぬトラブルだとかそういったことでどうしてもミスが出る、のであれば、ミスをしない機械にまかせればいいじゃないか!」と。

 

ただ、どういう風に機械にやらせれば上手くいくのかがわかっていませんでした。もちろんエクセルのマクロが業務の中で重要である、とかVBAを理解する必要があるというのはなんとなくはわかってはいましたが、使いどころがわかっていませんでした。

 

しかし、今回の派遣先での前任者がつくって下さったマクロは本当にすごいもので、仕事をするほどその効果がわかるようになっていきました。

 

「マクロ」というと、業務の中で毎日同じ動作をしている部分をエクセルにVBAを通して記憶させて、ボタン一発でできるようにして業務を効率化するというように「短時間」でできるようにするというイメージが強いかと思います。

 

それももちろん「マクロ」の魅力のひとつだとは思うのですが、「ミスが出ないようにするため」につくられるマクロも重要です。特に経理担当者にとっては。

 

例えば自分の会社がいくつかの子会社や関連会社を統括するグループのひとつだったとします。

 

そうなると、毎月の支払いは自社だけではなくグループ会社の支払いも見る必要が出てくるのですが、Aという会社は1、3、5の仕入先、Bという会社は2、4、6という仕入先というように日々まとめていかないといけません。

 

ここに例として書いた会社はまだ数が少ないからいいですが、これが例えば10社のグループ会社の中の1,000社の仕入先をまとめる必要があると、目視や手作業でミスがないかを確認するのはなかなか難しくなってきます。

 

それが前任者がつくってくれたマクロを使うと、日々入力している自分の表がボタン一発で簡単にミスがあるかないかがわかるのです。

 

ミスがなければすぐ次の業務に進めますし、ミスがあることがわかれば修正すればいいわけです。この「ミスがあるのがわかる」というのがこれもまた非常に重要なんです。

 

絶対にミスをしてはいけないのと同じように、仮にミスをしたとしてもすぐに気づけて修正できるというもの同じくらい重要です。

 

目視や手作業で丁寧にチェックしていっても、人間がやることですからミスや見落とす可能性もあります。途中でミスに気付ければまだいいんです。

 

ですが、例えばある業務で合計が合っていたとしても途中の数値が何らかの理由で想定したものとはなっていないかもしれません。この種のミスに気付くのようは容易ではありません。特に処理するデータが多ければ多いほどです。

 

けれども、マクロを使ってこういったミスをなくす、またはミスがあったとしても気付けるようになったことで、「たぶん仕事ができる人ってこういう仕組みを自分でつくれるんだろうなぁ」と思いました。

 

世間では「良い大学を出ても仕事が出来ない人はいる」みたいな言い方をされる人もいますが、たぶんこういうことなんじゃないかなぁ、と。

 

例えば経理で長く仕事をするためには、簿記とか会計の高度な知識を知っているだけでは駄目で、「いかにミスしない仕組みをつくれるか」といった知識も大切なんだと思います。

 

他の人にとっては当たり前かもしれませんが、自分にとっては今回の派遣先の前任者の方のように明確に提示してくれたおかげで、それが少し理解できた気がします。

 

フリーソフトと関数を組み合わるという方法

ここに来て良かったのは冒頭の過去記事でも書きましたが、上司の方から「やりやすいように仕事をしていい」と言われたことでした。

 

ここまで書いたようにマクロの威力と重要性に気づくようになっていったので、自分も何か同じようなことができないかと考えるようになりました。

 

自分の中ではこの「考えるようになった」という部分だけでも大きく進歩した感覚があります。この考えるようになった、という言葉に業務でミスをしないためには「マクロ」という選択肢もあるんだ、という意味があります。

 

今までは自分にとってミスをしないためには、ペンでひとつひとつ手作業でチェックしていくとか、関数を使うといった程度の方法しか選択肢しかありませんでした。

 

ですが、今の会社で働くようになったことで、ミスを防ぐためには「マクロとかいろんな方法があるんだ」といった選択肢を持てるようになりました。

 

そういったことがきっかけで「フリーソフトと関数を組み合わせる」という考えを思いつきました。この発想には以下の過去記事に書いたような経験からの根拠があります。

プログラミングの「おもしろさ」とはこういうことなのだろうか?と思ったこと

 

今までは同じシート内でしか関数は機能しないと思っていました。ですが、上記の過去記事から、関数は外部のファイルと連動させても使えることがわかった経験があります。

 

他にも「ifs関数」とか「ユーザー定義関数」、プログラミングの概念的な部分や発想を得られていたからこそ、「フリーソフトと関数を組み合わせる」というアイデアを思いつけたわけです。

 

その方法を簡単に説明すると、とあるフリーソフトで指定のフォルダにある最下層のファイルまでのパスを全て抽出、

 

その抽出したデータをifs関数を使って条件付けして指定のフォルダに必要なファイルがちゃんと入っているかを確認できるようにしたもの、

 

なのですが、これが本当に上手くいきました。

 

毎日の業務の中で、指定のフォルダに一定のファイルを入れていかないといけないのですがこれが結構数が多く、フォルダの階層や種類も多く複雑で、手作業で正しく出来ているかを確認していくのは難しいんじゃないかと感じていました。

 

案の定ミスをした時があって、マクロの事例も生かしてこの業務をなんとかできないかと思ったのが、この仕組みをつくるきっかけです。

 

今日までこの仕組みを数ヶ月運用してきましたが、ミスが出たのは一回だけでそのミスも事前に気付けましたし、原因は自分のメンテナンス不足と業務がイレギュラーだったからです。

 

業務の中に「ミスをしない仕組み」をつくるとこうも楽になるものか、と日々感心しています。

まとめ

ここまで書いたように、前任者がつくって残していってくれたマクロと自分がつくったフリーソフトと関数の組み合わせで今までにない感覚を得られるようになってきています。

 

単純に「ミスしなくなった」というのもあるのですが、それによって得られる「心の安定感」とか「日常の平和」といったものがどれだけ良いものかが実感できるようになってきました。

 

ここまでの出来事で気付いたのは、やっぱり「自由な発想」って重要だなということです。

 

多くの会社は、例えば新しく入ってきた人に、とにかくまずは言われた通りに仕事を覚えるようにと教えているのではないでしょうか。

 

もちろん最初はそういったやり方は大事かと思うのですが、ずっと同じやり方だと進歩がないというか、会社が大きくなっていけばいくほど、それに伴って処理する業務量が増えれば増えるほど対応するのが難しくなっていくはずです。

 

じゃあどうすればいいかというと、「今までとは違う方法」が必要になってくるのでしょうが、そのためには「自由な発想」とか、そういった自由な発想が許容される「風土」とか「文化」が会社には必要になってくるのではないかと思います。

 

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