紙の精算書からx-pointのワークフローに変わって思う経費精算の機械化と働き方の変化

ここまで何社かの企業で経理として働いてきましたが、経理の仕事は基本的な部分では共通しています。ですが、エクセルで集計するのか、それとも会計ソフトを使って集計するのか。

 

紙を使って精算するのか、それとも専用のシステムを使って精算するのか。

 

手形を使った取引も同様です。紙を使った手形で取引をするのか、もしくは電子手形を使って収入印紙や郵送費も削減して取引するのか。

 

経理の仕事ひとつとっても、そのやり方は企業において様々です。

 

昨今では人間の仕事に対する機械化や自動化がどんどん進んでいるという話をよく聞きます。

 

それは経理の仕事も同じであり、業務の機械化やコンピュータ化への変化に対して対応していかなければならないということを強く感じるようになってきました。そのことについて感じたことを今回は書いていきます。

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企業での経費精算について

企業で働いた経験がある方であれば、誰でも仕事をする上で会社の取引のためにお金を払ったことがあるのではないでしょうか。

 

例えば企業で営業マンとして働いている方であれば、取引先に出張するために旅費交通費として電車代やバス代などでお金を払う機会があるかと思います。

 

他にも取引先を接待するために手土産を買ったり、飲食店で食事をしたり、そのためにお金を使う機会もあるでしょう。

 

他にもシャチハタや付箋などの事務用品の購入、蛍光灯が点かなくなれば、新しく購入する必要が出てきます。

 

会社の製品を取引先に売るといった大きな取引以外にも、個人の活動においても日々なんらかの出費があるものです。

 

そのような個人の出費を精算する業務が経理以外にも営業や購買、総務、人事など会社全体にあります。

 

会社のために自腹で出費してばかりでは生活ができなくなってしまいますので、定期的に「精算」という形で、その人が会社のために出費した分だけ口座にお金が振り込まれる、というのが多くの会社の経費精算として多いやり方ではないでしょうか。

 

紙の精算書での精算

以上のような「経費精算」にも会社によって様々なやり方があります。それはその人がある一定期間に出費したお金を「紙の精算書」を使って経理部に提出していただくという方法がその中のひとつです。

 

なぜ「紙」という言葉を使ったかというと、会社の精算もひとつのやり方だけではなく、会社全体で共有できるシステム上で精算処理が可能な所もあるからです。

 

「紙」と「システム」を使った精算を両方とも経験して気づいたことは、やはり「紙の精算書」だと「手間がかかる」ということです。

 

もちろん「システム」といっても完全にペーパーレス化できるわけではありません。取引先への飛行機や新幹線を使った場合などは領収書が必要となり、領収書が必要な日々の活動には、その証明を確認できる原本を提出してもらう必要があります。

 

紙の場合だと手間がかかると書きましたが、その一つは「郵送」です。これが時間的、経済的に結構な負担になってきます。

 

これが、それほど多くない営業マンや、一つの営業所や一つの販売店だけであればそれ程気にはならないのでしょうが、やはり「企業」というレベルになるとその規模もバカに出来なくなります。

 

例えば数百人、数千人の営業マン、それ以外の部署の人間からも紙の精算書が本社の経理部に届けられた場合、その開封作業でまず時間をとられます。

 

そしてその精算書がどの営業所のどの営業マンのものか、を照合していく作業があります。これだけの数とこれだけの手作業ではやはりどこかでミスが出てくるもので、なるべくあってはならないのですが、

 

仮にそこでミスがあった場合、地方の営業所にいる営業マンとの行き違いというか、そこでまた時間をロスしてしまうという事態が発生します。

 

最初の開封、集計作業をなんとか終えた後は、まとめた精算書を以下のようなポイントに注意してひとつひとつチェックをしていきます。

  • 精算書の金額と領収書の金額が合っているか
  • 摘要の内容と勘定科目が合っているか
  • 日付は合っているか
  • 電車代の範囲の精算書に書かれた金額は、実際の範囲の金額と一致しているか
  • 飲食代が含まれていた場合、5000円以上かそれ以下か
  • 会社の規程から必要な申請書などが添付されているか

上記以外にも確認作業はありますが、精算書ひとつひとつをチェックしていき不備がないか、不備があった場合はその精算書を作成した人に修正をお願いしたり確認をとる必要があります。

 

この紙の精算書を使った精算で最もシステムを使うべきだと感じたのはこの部分です。

 

人間が手作業をするとどうしてもミスがでてきてしまいます。それも何百、何千という精算書があれば確率的にどうしても一定数出てきてしまうのです。

 

不備があって、担当者に直接修正をお願いしなければいけない場合は、本人に返さなければならなくなります。このときにまた封筒やあて先を作って本人宛に郵送するだけでもお金と時間がとられます。

 

そこから担当者に届いて修正をしてもらい、また本社に郵送してもらうという作業があるのです。システムが整備されればどれほど時間、手間、費用が削減できるだろうかと誰もが考えるでしょう。

 

自分もいくつかの会社で経理として働いてきましたが、紙の精算書による経費精算だと以上のように様々な手間が発生してしまい、毎月の締め作業に毎回毎回慌てるという経験をしてきました。

 

こういったことを書くのも「x-point」という経費精算システムを使った会社によって、ここまで書いてきた手間がほとんどなくなり、その利便性に感心したからです。

 

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